フリーランスのタイムマネジメント 意思の力に頼らない
髙島稔皆さんこんにちは。中小企業診断士の高島です。
以前時間がないという記事を書きました。
時間を取り戻す
皆さん、こんにちは。中小企業診断士の高島です。 突然ですが、最近時間ないなぁって感じることありませんか？私はめちゃくちゃあります。 それこそ、ここ数年の時間の無…
高島稔中小企業診断士事務所 
さらに、普段経営相談を行う中で、「時間がない」というご相談は沢山いただきます。
「YouTubeやる！Instagramやる！」→いいですね！次回はアナリティクスを見て、改善点考えましょう→1か月後「時間が無くてできませんでした」
これはあるあるを通り越して、もはやこうならない方が少ないといったレベルです。
フリーランスや経営者には、「上司」がいません。上司がいれば、「できませんでした」は許されませんから、強制力も働きますが、フリーランスは自分自身でコントロールしていく必要があり、非常に難しいです。
私自身日々、様々な方法を試しております。マーケティングの知識を活用しながら、少しでも効率的にタイムマネジメントを実現していきましょう。
どうやって時間を管理するか
様々な書籍をもとに、テクニックを試してみました。私の感想と共にお伝えします。
1. To-Doリストを作ろう！！
やるべきことをリスト化するのは、時間管理の第一歩です。正直、会社員の場合これを作らない方が珍しいと思いますが、フリーランスになるとなぜか作らなくなります。（私自身もそうでした）
つまり、リストを作るだけでもだいぶ前進します。
ただし、単にリストを作るだけでは効果的ではありません。以下のポイントを押さえましょう。
効果的なTo-Doリストの作成ポイント：
- まず徹底的に出す：とにかくやることをすべて書き出します。頭の中からデータをカット＆ペーストするイメージです。私はこれが結構ストレス解消になります。書き出したらもう覚えておかなくていい！という感覚がとても好きです。
- 優先順位を付ける：重要度・緊急度を基にタスクを分類。先述の通り、すべてをこなすことなど不可能に近いです。特にフリーランスの場合、クライアントの締め切りが最優先となります。締め切りがあるものをまず順位付けします。
- 具体的に書く：曖昧な表現を避け、「15分間プレゼン資料を作る」など明確に書きます。特に「資料作り」とかだと何から手を付けていいか分からなくなります。
- タスクを小分けにする：大きな目標を達成可能なステップに分解。具体的に書くにつながりますが、とにかく小分けにします。仕事は塊が大きければ大きいほど、始めようという気持ちをなえさせます。
- 紙に書く！！：これこそ最も伝えたいことかもしれませんが、私は紙に書くを徹底しています。もちろんかつては、スマホのメモやアプリを活用していました。しかしスマホを使ってしまうと私の場合、かなりの確率で、SNSをのぞいたり、メールチェックをしたりと、違うことを始めてしまいます。タイムマネジメントしようとしているので、時間を無駄につかってしまったら本末転倒です。PCでもいいのですが、これは起動に時間がかかりすぎますし、持ち運びに不便です。色々試した結果大学ノートが最強という境地にたどり着きました。
To-doリスト作成例：
☑️ 朝10時までにメール返信
☑️ 15分で提案資料の骨子だけ作る
☑️ セミナーのスライドを「タイトル」だけ作る
集中力は長時間続かないということを肝に銘じる
今日は１日面談がなく、制作作業ができるぞ！っていうときは、こんなスケジュールを組んでしまいます。
９：００～１２：００ セミナー資料作成
１２：３０～１４：３０ A社向け提案資料作成
１４：３０～１６：３０ B社向け提案資料作成
うん。確実に破綻します。
基本的に集中力は続きませんし、始めに長時間集中してしまうと、後半超グタグタになります。
そこで活用しているのが、ポモドーロテクニックです。
ポモドーロ・テクニックを使おう
ポモドーロ・テクニックは、集中力を高めるための時間管理法です。25分間作業をしたら5分休憩を取る、これを繰り返すことで生産性を維持します。
手順：
- タイマーを25分にセット。
- 集中して作業。
- タイマーが鳴ったら5分休憩。
- 4回繰り返したら15～30分の長めの休憩。
メリット：
- 集中力が続きやすい。まだもう少し仕事したい！って思うことで、ショート休憩後、すぐにやる気スイッチが入ります。「キリがいいところ」までやってしまうと、次のスタートのエンジンがかかるまで時間がかかります。
- タスクを細かく管理しやすい。To-Doリストでも書きましたが、タスクは小分けにすればするほど立ち上がりがよくなり、達成できる可能性が高まります。その結果多くのタスクをこなせるようになります。
注意点 ここでも、スマホをタイマー代わりにするのはオススメできません。とにかく「スマホ」は集中との相性が悪すぎます。
１００均のタイマーでもいいのですが、音が鳴ってしまうので、私は、消音のタイマーを使用しています。
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予定を立てる時間を決める
「予定を立てる」という作業は、当然ですが、緊急性が低いです。計画を立ててる暇があるなら、すぐに作業に取り掛かる方がよいという意見もありますが、だいたい破綻します。
「時間がなくてできませんでした」というクライアント様に「では、いつ、何時にやるよていでしたか？」という質問をすると、「いや決めてませんでした」というお答えがほぼ９９％の確率で返ってきます。
時間が無いというよりも、やる時間を決めていなかったというのが、原因です。
そして、なぜこうなるかというと、「予定を立てる日」を決めていないからです。
私は、基本的に日曜日の夜に翌週のタスクを全部書き出し、優先順位を立てるというルールを作っています。
そして、毎日夜には、１日のTo-Doリストの振り返りと、翌日のTo-Doリストを作りを行います。
これを朝やろうとすると、どうしても立ち上がりに時間がかかります。また朝は集中力も気力もマックスですので、この時間はクリエイティブなものに時間を使いたいと考えており、タスク決めのような事務作業はもったいないと思っております。
朝全力ダッシュ（とはいえポモドーロで休憩を取りながら）で仕事を進めていくと、ペースができます。
午前中早い時間のタスクが順調に進むと、テンションが上がるため、その後もいい感じに仕事ができます。
予定はずれて当然と考える。
予定は予定です。様々な要因でずれます。そこに罪悪感とか自分自身への失望をする必要はありません。ずれたなら、修正すればいいだけです。
ただ経験上、ずれることはあっても「全く手が付けられなかった」ということはなくなります。
０か１００ではなく、８０％くらい達成できれば御の字、という意識で臨みましょう。
とはいえそれでも時間はないけど
ここまで管理しても以前のブログでお伝えした通り時間はないです。ここからさらに時間を生み出していくには、自分自身の時間管理だけでなく、自分一人で仕事をせず、外部パートナーを作るなどの仕組みづくりが必要になりますが、わたしは、一人で仕事をするのが「好き」なので、ちょっとここは譲れない部分ではあるので、また違う方法を考えています。
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